You’ll find the text in English at the end:

Joulukuun alussa kirjoitin ensimmäistä kertaa julkisesti ensi vuoden Brasilian projektistamme. Silloin kysyin avoimesti, miten voisimme viestiä tulevasta vuoden työstämme kaikkein hyödyllisimmällä tavalla. Samana iltana Hub Helsingillä vedetyssä workshopissa kysyimme lisäksi kaikilta osallistujilta, mitä työkaluja olisi hyvä käyttää, ja mitä meiltä ehkä vielä puuttuu. Saimme kokoon kattavan viestinnän vinkkilistan, ja jaan sen tässä:

1 TEE VIDEODOKUMENTTI

Saimme hienon syötön kuvata prosessi alusta loppuun ja näyttää toimintaa ja tuloksia päivätasolla, kuukausitasolla ja vuositasolla. Jos mahdollista, tämä on hyvä tehdä tuotantoyhtiön kanssa, mutta nykyajan harrastelijakameroilla ja älypuhelimilla saa myös ainakin Vimeo / Youtube -tasoista materiaalia käytettäväksi.

2 KUTSU KOOLLE KOHTAAMISIA JA VEDÄ TYÖPAJOJA

Mielestäni paras tapa viedä mitä tahansa projektia eteen päin on avoimesti kutsua ihmisiä työpajaan kehittämään sitä. Tavoitteena ei välttämättä tarvitse olla mahdollisimman monen ihmisen paikalle saaminen, vaan enemmänkin mahdollisimman idearikkaan session vetäminen ja jaettujen ideoiden välitön käyttöja tapahtuneesta viestiminen.

Esimerkki tästä: Syksyllä 2012 työskentelimme lähes 6kk Brasiliassa Valtteri Monkeyn kanssa valmennuksia tehden ja myyden. Teimme Hub São Paulon kanssa pilotin Hubin koulusta, jossa tarjotaan piitkiä valmennusohjelmia jäsenille. Tarjosimme kaverijohtamisen ohjelmaa, jonka myyminen vieraassa markkinassa ei ollut mikään helppo nakki. Myyntiajan loppumetreillä päätin kokeilla tätä peruskikkaa, eli avoimen kehitystyöpajan koollekutsumista. Paikalle tuli 3 ihmistä, joista kaksi päätti siltä istumalta maksaa ja osallistua (ja myöhemmin molemmat toivat verkostoistaan myös lisää osallistuja), ja kolmas päätti heti viestiä ohjelmasta 10 000 hengen kontaktilistalleen, mitä kautta saimme lukuisia uusia yhteydenottoja ja keskustelunavauksia seuraavia ohjelmia koskien. Suosittelen!

Myynnillinen kehitystyöpaja Hub São Paulossa syyskuussa 2012 toi tuloksena 4 osallistujaa kaverijohtamisen ohjelmaamme ja viestin siitä 10 000 ihmiselle, mistä tietenkin seurasi lukuisia yhteydenottoja seuraavia ohjelmia koskien.

3 VALITSE KOHDERYHMÄLLE LUONTEVIN TYÖKALU

Amazoniassa meidän paikalliset asiakkaamme viestivät luontevimmin puhelimitse – ei älypuhelimilla internetin välityksellä, vaan ihan perinteisesti soitellen. Puhelut, kasvokkaiset kohtaamiset ja koollekutsumiset ovat tehokkain viestintäkanava siellä. Kutsuessaan ihmisiä kohtaamiseen voi aina itse määrittää, kenet haluaa paikalle. Paikallisradio on myös murhaavan tehokas, kuka tietää jos saisimmekin radio-ohjelman aikaan! Samaan aikaan Suomeen tuskin paljon soitellaan, joten suositus meille olikin, että käyttäisimme paikallisesti yhtä ja Suomessa toista viestintätyökalua, kuten nettisivua.

Kasvokkaisissa kohtaamisissa kutsut voi kohdistaa haluamilleen kohderyhmille, esimerkiksi jotain tiettyä aatetta ajaville yhdistyksille, seuroille, yrityksille, ministeriöille jne. Suomen opetusministerin vierailu Brasiliassa suurlähetystön kutsuilla lokakuussa 2013 toi näkyvästi esille samoilla kutsuilla näyttäytyneet hienot yhteistyöprojektit yritys- ja koulumaailmasta sekä kolmannelta sektorilta. Kuvassa Suomen suurlähetystön Raisa Ojala, Amazonian projektitiimimme paikallinen jäsen Iolanda Teizeira, Suomen opetusministeri Krista Kiuru, Macapán kunnan koulutuspäällikkö Ila Maria, Monkeyn Henna Kääriäinen ja Jyväskylän yliopiston Graphogamen kehittäjä Heikki Lyytinen.

4 KERRO MIHIN USKOT

Monkeyn valmennuksissa puhumme usein Johtavista Ajatuksista: visiosta, missiosta, arvoista ja toimintaperiaatteista. Hub Helsingin työpajassamme samaa ydinsanoman kiteytystä ja jatkuvaa jakamista suositeltiin meille nimenomaan viestinnän työkaluksi. Ensimmäinen tekomme Amazoniassa onkin tiimin olemassaolon perusidean pukeminen sanoiksi. Muistan maisteriopintojeni aikaan insiproituneeni vahvasti Intiassa Johnson & Johnson -firman Credon nähtyäni, ja toivoisin, että meidän Credomme tulee palvelemaan meitä ja muita samoin.

5 MITTAA TEKEMISTÄ JA TULOKSIA

Kesän 2013 Summer of Startups –videodokumentointia tehtyään ja huippuvalmennettuja startupeja läheltä seurattuaan serkkuni Otso kiteytti, että jos tekemisessä yhdistää Lean Startupin ja Design Thinkingin, ei voi kuin onnistua. Lean Startup puskee tekemään uuden tuotteen kehityksessä heti paljon myynnillisiä tekoja, ja mittaamaan niiden vaikutukset välittömästi ennen kuin kehitystyötä tehdään pidemmälle. Tarkoituksena on tuotteen skaalautuvuuden kehittäminen mahdollisimman nopeasti, eli toimivat teot on pystyttävä tunnistamaan, jotta niitä voidaan toistaa hyödyn ja myynnin kasvattamiseksi. Design Thinking kutsuu käyttäjät muotoilemaan uutta tuotetta yhdessä, ja sitä voidaan soveltaa jo olemassa olevaan toimintaan / tuotteeseen, tai kokonaan uuden luomiseen, ja samalla käyttäjäkuntaa kasvatetaan jo kehitystyövaiheessa. Amazonian projektissa aiomme kokeilla tätä yhdistelmää.

Jo kuukausia sitten kirjoitimme sinne läpi menneeseen tarjoukseen, että mittaamme asiakaskohderyhmämme taitojen kehittymistä 1 dialogissa, 2 tiimityössä, 3 startegisessa suunnittelussa, 4 valmennuksessa, 5 viestinnässä, 6 yrittäjämäisessä asenteessa ja 7 innovoinnissa. Todennäköisesti mittaamme myös numeroita, kuten projektien määrä, asiakaskontaktien määrä, liikevaihto, kauppojen kotiutumisen % kaikista lähteneistä tarjouksista jne… Tulemme jakamaan teko-tulos -tyyppistä tietoa projektimme sivulla, jonne dataa kerätään eri kohderyhmille jakoa varten.

6 OLE AVOIN TUTKIJOILLE, TOIMITTAJILLE JA TAPAHTUMANJÄRJESTÄJILLE, JA SUOSI VERTAISVERKOSTOISSA VIESTINTÄÄ

Tutkijan lopputyö, kansallinen raportti, puheevuoro tapahtumassa, projektin jako samalla alalla toimivan vertaisen verkostolle, vertaislainakampanjat – kaikki nämä ovat toimia, joille kannattaa olla avoin, ja joita kiinnostavien projektien tekijöille ehdotellaan. Uskon, että Amazonian projektimme tiimoilta tulemme toteuttamaan nämä kaikki, kunkin aikanaan. Tutkimuksista Amazonian proketiimme liittyen olemme keskustelleet jo kenties ensimmäisen Suomessa opettajaksi opiskelleen brasilialaisen Luciana Pölösen sekä hänen Torstai Helsinki -tiiminsä kanssa, sekä maailmanlaajuisesti toimivan mutkikkaiden yhteiskunnallisten ongelmien ratkaisuun keskittyneen Adam Kahanen Reos Partners -firman kanssa, koska he tekevät parhaillaan raporttia julkisen sektorin koulutusinnovaatioista Brasiliassa. Erilaiset kampanjat ja teemapäivät kuuluvat myös tehokkaimpien viestintätyökalujen joukkoon, kun jotain valittua teemaa on tarkoitus levittää.

Tätä kirjoittaessa alkoi jo töiden aloitus kutkuttaa ja päivät ennen lähtöä 12. tammikuuta hupenevat mielessä nopeasti. Tavoitteeksi ensi vuodelle asetan nyt sen, että Amazonian casestamme tulisi vuoden paras viestintäprojekti – itselle, Monkeylle ja maailmalle. Lähtökohta on hieno, kun pääasiassa sademetsistä ja joista tunnettu kyläseutu haluaakin loistaa koulutuksella!

Keltaisin,

Henna

Here’s the blog text in English:

The coming year is bringing along a very special project for me in Amazonia together with a Brazilian team. In early December I asked here, how might we communicate about that 1 year project in a most useful way. That night we also made a project workshop at Hub Helsinki and asked from the participants, what might be the best communication tools to use and if we seem to miss something. We managed to collect a complete list of tips for communication, and I decided to share it here:

1 MAKE A DOCUMENTARY VIDEO

We were encouraged to film the project and show the action and results on daily, monthly and annual level. If possible, this would be good to do with a professional producer, but nowadays there are enough quality cameras available for any user. Vimeo / Youtube -quality can be reached also with a smartphone.

2 CALL UP GATHERINGS AND WORKSHOPS

The best wake to take any project further in my opinion is to host a workshop about it. The goal of the workshop does not need to be getting as many participants as possible, but merely the idea is to host a session where a maximum amount of ideas is created and where those ideas are quickly taken to practice.

3 USE THE TOOL THAT IS THE MOST NATURAL FOR YOUR PUBLIC

In Amazonia our local public communicates by calling and meeting each other. Phone calls, face-to-face meetings and workshops are the most powerful communication tool there. A good point of  calling up gatherings is that you can also choose the target public you want to have in there. Local radio is a very efficient communication tool in the rural village as well, who knows if we make up a radio program! We were recommended to use specific tools in the village in Brazil and other tools, such as a website, in Finland.

4 SHARE WHAT YOU BELIEVE IN

In the coaching programs of Monkey we often talk about Leading Thoughts: vision, mission, values and principles. In Hub Helsinki workshop the same suggestion of crystallizing reason of existing in words and sharing that always, was given as a tip for communication. I remember getting inspired on one of my master’s journeys in India when meeting Johnson & Johnson and seeing their Credo. Hopefully our Credo will be as powerful and useful too!

5 MEASURE THE ACTION AND RESULTS

After filming the Summer of Startups and following closely the well coached businesses in there my cousin Otso concluded that if you combine the Lean Startup and Design Thinking you can only succeed. Lean Startup pushes to work on continuous sales acts since the beginning for being able to analyse the patterns of success before developing the product further. The aim is to define the product in a scalable form as fast as possible, while committing the paying clients along the way. Design Thinking invites the users to co-design a new product, and it can be used to an already existing product as well as for starting something from scratch. Idea in Design Thinking is also to commit the users since the beginning and to make a product that really fits the needs of the users. In Amazonia we plan to use this combination.

Months ago we wrote into our offer that we will be measuring our clients development in skills of 1 dialogue, 2 teamwork, 3 strategic planning, 4 coaching, 5, communication, 6 entrepreneurial mindset and 7 innovation. Without a doubt we will also measure numbers, such as the number of projects, client contacts, turnover in $, the % of closed deals from the sent offers etc. Based on our action-result -based measuring we will share this data and info in our project page where all the news about this project will be gathered and also shared for different publics.

6 BE OPEN TO RESEARCHERS, REPORTERS AND EVENT ORGANIZERS AND COMMUNICATE IN PEER NETWORKS 

An academic research paper, Ph.D. thesis, keynote in an event, a chance to share the project for a peer network, crowdfunding campaigns – all of these are actions to consider openly, and that are often suggested for people who do interesting projects.

I believe that all of these activities will be involved in our Amazonian project by time. We have already started conversations about using that project as a research case by Luciana Pölönen and her Torstai Helsinki -team, and also with the globally working Reos Partners collective that works on complex societal problems and currently studies innovations in public education in Brazil. Different campaigns and theme days are also very powerful communication tools and high up on my list.

While writing this I already became thrilled about starting the work in Brazil soon. At 12.1. I’ll be flying and before that the time flies! Now I take as a goal for 2014 to make this Case Amazonia the best communication project of the year – for myself, for the Monkeys and for the world. The starting point is already awesome when a rural area mainly known for the rainforest and rivers wants to stand out by Education!

Yellow,

Henna

Related posts:

Mission Positive in Amazonia Monkey Business – Transforming cultures! Really? Maybe. Teen työtä, siis olen? Miten johdetaan verkostoa?