Bloggaus suomeksi alla:

Tänään Monkeyn Joulukalenterissa vierailevana kirjoittana on Matti Hirvanen Humap Oy:stä. Matti, monille tutummin Batman, on kaverimme jo kymmenen vuoden takaa. Janne ja Matti valmensivat yhdessä Jyväskylän Yliopiston Yrittäjäksi yliopistosta -hankkeessa tohtorikoulutettavia parin vuoden ajan hyvällä menestyksellä. He olivat aikoinaan osa legendaarista Aivopesula-tiimiä. Innostuva, hauska, luotettava, läsnäoleva, reilu, empaattinen, rohkaiseva, rohkea. Tässä muutamia adjektiiveja, joilla Mattia voi kuvata.

TEHOKKUUS UUDELLEEN AJATELTUNA

Marcial F. Losadan tutkimus kertoo että johtoryhmien vuorovaikutuksen laadulla ja organisaation taloudellisella tuloksella on selkeä yhteys. Jos et vielä tunne Losadaa, niin lue ihmeessä Ville Keräsen loistava blogikirjoitus. Itse törmäsin Losadan tutkimukseen ystävieni Villen (Monkey Business) sekä Tapio Kymäläisen (Humap Oy, nykyinen kollegani) kautta vuonna 2007.

Tutustuttuani tutkimukseen olin yhtä aikaa ällikällä löyty ja äärimmäisen innostunut. Losadan työtä kunnioittaen, jatkoimme Tapion kanssa tuotteistusta ja kehitimme dialogin laatua mittaavan työvälineen (Dialogue Team). Siitä lähtien olen kehittänyt palavereiden vuorovaikutusta Losadan mallia soveltaen yli 50 tiimin ja johtoryhmän kanssa.

Työn luonne muuttuu – muuttuuko toimintatavat?
Tähän väliin kaksi havaintoa työn luonteen muutoksesta. Molemmat havainnot ovat tärkeitä työyhteisöjen ja tiimien kehittämisen kannalta ja liittyvät olennaisesti Losadan tutkimukseen:

1) Asiantuntijatyön määrä kasvaa samalla kun tuotannollinen työ näyttää hakeutuvan muualle. Asiantuntijatyö tarkoittaa duunia jossa vaaditaan ajattelua. Asiantuntijatyön tehokkuutta ei voida mitata työajalla. Työn tehokkuudessa voi olla yksilöiden välillä jopa 100-kertaisia eroja. Tiimien tehokkuudessa erot voivat olla vielä suurempia.

2) Työtehtävät ovat yhä monimutkaisempia yksin ratkaistaviksi. Rutiinityöt eivät toki ole poistumassa, mutta samaan aikaan yksilöt törmäävät yhä haastavampiin työtehtäviin, jotka vaativat yhteistä pähkäilyä muiden kanssa.

Molemmat työelämän ilmiöt haastavat tehokkuuden käsitteen. Asiantuntijatyössä työn tehokkuutta ei voida lisätä nopeuttamalla, sillä kukaan ei voi pakottaa ajattelemaan nopeammin. Työtä voidaan tehostaa vain yhteisen ajattelun laadulla. Samaan aikaan yhä monimutkaisemmat työtehtävät ajavat yksin tekemisestä yhdessä tekemiseen. Työelämän tärkeimmiksi taidoiksi nousevat dialogi- ja yhteistyötaidot. Todellista kilpailuetua rakentavat organisaatiot luovat vahvaa dialogin ja yhteisen tekemisen kulttuuria

Mistä syntyy palaverien tehokkuus?
Takaisin Losadaan. Otetaan näkökulmaksi palaverit. Hänen tutkimuksensa vie suoraan ytimeen: palaverien dialogin laatu vaikuttaa organisaation menestymiseen. Millaista pohdintaa Losadan dialogin laadun mittaus saa aikaan tiimeissä ja johtoryhmissä?

Mittaustulos pysäyttää poikkeuksetta jokaisen tiimin tai johtoryhmän pohtimaan työnsä tehokkuutta ja vuorovaikutuksen tapaa. Seuraavassa viisi tärkeintä havaintoa jotka olen poiminut tiimien ja johtoryhmien keskusteluista mittauksen jälkeisissä työpajoissa:.

1) Avoimet kysymykset: Yksi Losadan tutkimuksen ulottuvuuksista: kysymykset vs. omat mielipiteet. Hyvä avoin kysymys lisää ryhmässä positiivisten kommenttien ja tunteiden määrää. Positiivisuus puolestaan avaa luovuuskanavat. Huipputiimit kysyvät yhtä paljon kuin kertovat omia mielipiteitään. Avoimet kysymykset ovat kaikkein kovin supervoima mitä yksilö tai tiimi voi omistaa. Vinkki: voit harjoittaa kysymisen taitoa jokaisessa vuorovaikutustilanteessa. Kun olet kertomassa viisaan mielipiteesi niin pysähdy ja mieti: voisinko kääntää tämän avoimeksi kysymykseksi?

2) Kuuntelu ja läsnäolo: Huipputiimeissä on huipputason kuuntelijoita. Yksi suurimpia työelämää ja erityisesti palavereita uhkaava voima on kiire ja hössötys. Törmään usein tilanteeseen jossa ihmiset tulevat täydellä vauhdilla palaveriin ja jatkavat samalla vauhdilla läpi palaverin. Vinkki: ennen kuin aloitatte palaverin niin pysähtykää ja huolehtikaa että kaikki ovat varmasti läsnä juuri tässä ja nyt.

3) Vastuu dialogista: Puheenjohtaja on hassu nimike: voiko puhetta oikeasti johtaa? Uskon että voi, mutta siitä ei ole vastuussa yksin puheenjohtaja vaan jokainen osallistuja. Jokainen voi vaikuttaa siihen mitä sanoo ja erityisesti miten sanoo. Silloin kun jokainen tiimin jäsen ymmärtää olevansa vastuussa dialogin laadusta, tiimi on matkalla huippusuorituksiin.

4) Ilmapiiri & energia: Tähän on yksinkertainan mittari: oletko energisempi vai väsyneempi palaverista lähtiessä kuin sinne mennessä? Onnistunut palaveri on usein intensiivinen, mutta se myös antaa energiaa. Huono palaveri laskee jokaisen osallistujan energiatasoa. Kollegani Pekka Pirhosen vinkki: seuraa omia palavereitasi kalenterissa 1-2 kuukauden ajan. Merkkaa vihreällä energisoivat palaverit, keltaisella ns. normaalit palaverit (ei vie eikä tuo energiaa), ja punaisella energiaa vievät palaverit. Mikä väri korostuu kalenterissasi?

5) Yhteisen ajan tärkeys: Johtoryhmän palaverit menevät usein suorittamiseksi. Juoksemmeko palaverit lävitse asialistojen mukaan, vai pysähdymmekö aidosti pohtimaan yhteisesti tärkeitä asioita? Yhteisen ajan merkitystä ei voi liikaa korostaa. Vinkki: pohtikaa yhdessä kokoontumisen alussa: miksi olemme täällä, mikä juuri nyt on tärkeää, ja mitä meidän on syytä saada aikaiseksi tässä palaverissa?

Dialogue Team @ Losada style!
Loppuun vielä neljä näkökulmaa, jotka tekevät Losadan mallista ainutlaatuisen tiimien kehittämisen kannalta. Jokaisen näkökulman perässä kohta “miten” kertoo lyhyesti kuinka toteutamme tämän käytännössä:

1) Kehittämisen fokus on aidossa tilanteessa. Tiimin toiminnan arviointia ei irroiteta aidosta kontekstista, vaan käydään käsiksi aitoon palaveritilanteeseen. Tämä tarjoaa siis ryhmälle peilin tarkastella omaa toimintaansa sellaisena kuin se näyttää.

Miten: Tiimin tai johtoryhmän normaali palaveri nauhoitetaan 360-asteen kameralla.

2) Tiimitoiminnan analyysi pureutuu ryhmätasolle. Useimmat tiimin ja ryhmän toimintaa analysoivat työvälineet keskittyvät yksilötasoon, esim. Belbinin testi tarkastelee yksilön roolia tiimissä, ja MBTI keskittyy yksilön persoonallisuustyyppeihin. Arvostaen näitä tärkeitä näkökulmia, Losada menee suoraan käsiksi tiimin aitoon toimintaan.

Miten: Nauhoitetun videon pohjalta koko tiimin keskustelun laatu analysoidaan Losadan tutkimuksen pohjalta kolmen keskustelu-ulottuvuuden kautta: kysymykset vs. omat mielipiteet, positiiviset kommentit vs. kriittiset/ negatiiviset kommentit, sekä puhe meistä vs. puhe muista.

3) Tiimin tai ryhmän dialogin laatu (perinteisesti pehmeät mittarit) kytketään suoraan tuottavuuteen ja tuloksellisuuteen (perinteisesti kovat mittarit). Erittäin yksinkertainen ja samalla niin mullistava näkökulma tuo palavereihin ryhtiä: mitä laadukkaammin osaamme yhdessä keskustella, sitä parempaa tulosta tulemme tekemään.

Miten: Tiimi saa palautetta keskustelun laadun tuloksista suhteessa Losadan tutkimukseen. Lisäksi tiimi havainnoi, arvioi ja kehittää omaa toimintaansa nauhoitetun videon pohjalta. Videomateriaali toimii vahvana peilinä tiimin dialogin laadulle ja yhteistyön kehittämiselle.

Matin Supersankariprofiili:
nimi: Matti ”Batman” Hirvanen
supervoima: hyvän fiiliksen luominen
akilleen kantapää: myöhästely
salainen ase: rytmitaju
minkä puolesta taistelen: paremman dialogin
muuta tietoa: teen maailman parasta pannukakkua

Here’s the blog text in English:

Today in Monkey Business’s Christmas Calendar has yet again a guest writer! Let me introduce Matti Hirvanen from Humap Ltd. Matti, who is also known as Batman to most of us, is our friend from ten years back. Janne and Matti coached ”To Entrepreneurship From University” – program for a couple of years together at University of Jyväskylä. It was for PhD students, and it was a great success.
Easily excited, fun, trustworthy, fair, emphatic, couraging, brave – and also always able to present. These are some of the adjectives one could describe Matti.

EFFICIENCY THOUGHT DIFFERENTLY
Marcial F. Losada’s research tells us that with the quality of communication established within the board and management teams has direct link to the financial result of the company. If you are unfamiliar to Losada, I strongly advise you to read a magnificent blog text written by Ville Keränen. I ran into Losada’s research through my friends Ville Keränen (Monkey Business) and Tapio Kymäläinen (Humap Ltd, nowadays he is my colleague) in year 2007.

After I got to know the research I was at the same time taken aback and extremely excited! Honouring Losada’s work, we continued concepting with Tapio and we created a tool that measures the quality of dialogue (Dialogue Team) From that on, I have been developing meetings interaction applying Losadas model with over 50 teams and management boards.

The way we work is changing – should our ways to work change as well?
Now I want to share two notifications about how the character of work is changing. Both are important for developing work communities and teams and are profoundly attached to Losadas research.

1) Work for specialist and experts increases and at the same time production work seems to apply elsewhere. Working as a specialist means that one needs to thin. You can’t measure efficiency of an expert with working hours. There can be differences up to 100-times between individuals. When measuring teams. the differences can be even greater.

2) Jobs and work descriptions are ever more complex for being solved alone. Routine tasks aren’t going nowhere, but at the same time individuals are bumping into more and more demanding tasks, which crave pondering in teams.

Both worklife phenomenons challenge the concept of efficiency. In the field of specialist and experts you can’t add speed for being more efficient, ‘cos no one can force you to think faster. The only way to increase efficiency is to have more quality thinking together. At the same time more complex tasks are driving those who work alone to work together. For the most important skills in working surroundings are becoming dialogue-and cooperation skills. Companies who are building a real competitive advantage are focusing on creating strong culture of cooperation and dialogue.

How is an efficient meeting created?
Back to Losada. Let’s look into meetings. His research takes us to the chore; the quality of dialogue effects to the success of the organization. What kind of thoughts is the measuring of dialogue creating in teams and management boards? The result of the measurement makes without an exception every team and management board think their works efficiency and the ways they communicate. Now I share five important notifications that I’ve picked from the workshops I’ve had with the teams and management boards held after the measurements

1) Open questions; One of Losada’s research’s dimensions: Questions versus Own Opinions. A good open question increases positive comments and emotions within a group. Positivity on the other hand enhances creativity channels. High performing teams ask questions the same amount they tell their opinions. Open questions as a tool is the most powerful superpower one individual or a team can possess. Tip; You can rehearse the talent of asking questions in every interaction situation. When you are telling a wise opinion, just stop and think: could I turn this opinion into an open question?

2) Listening and being present: In high performing teams there are top level listeners. One of the major threats threatening working life and especially meetings is hurrying and fussing. I often ran into situations where people come to meetings with full speed and they continue throughout the meeting with the same speed. Tip: before you start a meeting, stop and make sure that everyone is as present here and now as possible.

3) Responsibility of the dialogue: Chairman is a funny term: (notice; In Finnish language ‘chairman’ is literally “leader of the speech”) can one really lead the speech? I believe it can be done, but it can not be the responsibility of just one person, but every participant. Everyone can effect to what comes out of their mouths and especially how it comes out. When everyone in a team realizes their own responsibility of the dialogue, it is when the team is on their way to high performance.

4) Athmosphere & energy: There is a simple measurement for this; have you gained or lost energy when exiting a meeting? A successful meeting is often intensive, but also energizing. A bad meeting decreases everyone’s energy level. My colleague Pekka Pirhonen has a tip for this: follow your meetings in your calendar for a couple of months. Mark those energizing meetings with green colour, normal (you don’t gain nor lose energy) meetings with yellow and with red mark those meetings that suck the energy out of you. What colour stands out in your calendar?

5) The importance of time spent together: Often board meetings are performing from start to finish. Are we just running through the agenda, or are we able to stop and think together the important issues? You can never highlight too much the importance of time spent together. Tip: think together in the beginning of a gathering: why are we here and what is important right now? What are we going to achieve during this meeting?

Finally, I want to give three different points of view, which make Losadas model unique when it comes to developing teams. In the end of every point there is a question “How” which explains how it is put into practice.

1) The focus in developing is in real situation. The evaluation of a team is not taken apart from a real context; evaluation is done hands on an authentic meeting situation. It gives the group a mirror to reflect their own behaviour and actions as it is.

How: One normal meeting of a team or a management board is filmed with a 360-degrees camera.

2) The analysis of the team performance is taken to group level. Most of the tools that analyze team-and group performance focuses on individual. For example the Belbin Team Role Test examines the role of an individual in a team, and MBTI focuses on individuals personality types. Respecting all these important views, Losada goes straight into teams authentic performing.

How: Basing on the filmed material the whole teams discussions quality is analyzed based on Losadas research taking all three dimensions into account: questions versus opinions, positive comments versus critique/negative comments as well as are we talking about us versus the others.

3) The quality of the dialogue in this particular team/group (traditionally soft meters) is linked straight to productivity and results(traditionally hard meters) Very simple and yet revolutionary point of view creates posture to the meetings: the better we can discuss together, the better results we can achieve.

How: Team gets feedback from the test results based on the Losadas research. Team will also observe, evaluate and develop own actions based on the video material. Filmed material works as a strong mirror when it comes to think the quality of the dialogue and developing cooperation.

Matti’s Superhero Profile
Name: Matti “Batman” Hirvanen
Superpower: Creating good feelings
Achilles heel: Being late
Secret weapon: Rhythm
For what is he fighting; Better dialogue!
Other info: I make world’s best pan cake.

Related posts:

20 ajatusta dialogista – 20 Thoughts on Dialogue Innovaatiot ovat enemmän empatiaa kuin teknologiaa – Innovation is more of act of empathy than technology. Luukku 12: Keltaisen meren strategia Miten saada organisaatiosi jokainen pää ja sydän mukaan?