Bloggaus suomeksi alla:

Maanantaina annoin haastattelun eräälle opinnäytetyöntekijälle liittyen tapahtumantuotantoon. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä tapahtumakirja, jonka avulla tapahtumien järjestäminen sujuisi mutkattomasti. Lupasin lähettää hänelle meidän keikoille valmistautuessa hyväksi havaitut kysymykset, jotka löytikin meidän blogin arkistosta. Tosin ei englanniksi, joten pääsin käännöspuuhin. 23.8.2011 olin innostunut Juhon ja Antin Avoimesta yrityksestä ja aloin miettimimään mikä kaikki Monkey Busineksessa voisi olla julkista. Selailin meidän yhteisiä tiedostoja ja tämä asiakirja pomppasi eteeni.

Alla on ohjeita antava lista kysymyksistä, mitkä meidän mielestä olisi hyvä käydä läpi yhdessä tilaajan kanssa ennen keikkaa. Yleensä valmistaudumme keikalle hyvissä ajoin hyvän kahvin ääressä, kuten Minna ja Johanna ylläolevassa kuvassa. On tärkeää antaa alitajunnalle valmistautumisaikaa.Valmistautumisen tarkoitus on nimensä mukaisesti valmistaa tulevaan, ei luoda kiveen hakattavaa suunnitelmaa, jota orjallisesti tulisi noudattaa.

Kysymykset on tehty lyhyehköjä vetoja silmällä pitäen (2 – 48h), mutta monet pätee varmasti myös pidempiin oppimisprosesseihin.

1. Mikä on ihannetilanne tapahtuman jälkeen?
2. Mitkä ovat tavoitteet osallistujan näkökulmasta? Entä järjestäjän?
3. Miksi tapahtuma järjestetään?
4. Mikä on tapahtuman teema ja mitä halutaan saada aikaan? Paljonko on aikaa suhteessa teemaan? Montako aihetta voi olla?
5. Kohderyhmä? Kuinka paljon osallistujia?
6. Mikä on tapahtuman virallisuusaste? Dresscode?
7. Mikä on vuorovaikutuksen lähtötaso?
8. Miten luodaan vuorovaikutusta tapahtumassa? Mikä on meidän rooli vuorovaikutuksen synnyttäjänä? Kuinka sen teemme?
   – Aloitus, minkä verran aikaa aloitukseen?
   – Miten nivoutuu muuhun ohjelmaan, jos on sellaista, joka ei ole meidän ohjaksissa.
9. Tarvitaanko musiikkia, entäs tekniikkapuoli?
10. Tarvitaanko jotain ennakkomateriaalia? (Osallistujat / Monkeyt)
11. Kuinka tapahtuma vedetään yhteen? Entäs dokumentointi ja tiedon kiteytys ja keruu?
12. Miten tapahtumaa markkinoidaan (erittäin tärkeä kysymys, vaikka kyseessä olisi organisaation sisäinen tapahtuma)? Mikä on ydinviesti? Mitä halutaan kertoa? Tuotammeko sisältöä ja kuinka paljon?

 
Olemmekohan unohtaneet jonkin kysymyksen? Mitkä ovat sinun mielestä tärkeitä valmistautumista helpottavia kysymyksiä?

Here’s the blog text in English:

On Monday I gave an interview for a nice lady who was working on her thesis about event management. It made me recall our roots with event production, as well as our current learning processes that are made of multiple smaller events. I promised to send her the questionnaire we use to prepare ourselves for events. Usually this happens over a good cup of coffee – as Minna and Johanna in the picture above, or nowadays more and more over Google Hangout / Skype as well. Originally I was inspired by our friends Antti and Juho from Sharetribe to share more about our documents with public. So this set of questions has been published earlier in Finnish and can be found at the archives of our blog. However, I think it’s still pretty much up to date.

1. What is the ideal situation of the event?
2. What are the main goals and wishes from the user point of view? How about organizers?
3. Why this event is organized?
4. What is the theme of the event? What are the outcomes we are after? How much time do we have in relation with the event? How many topics may we include?
5. How many participants? What kind of profiles?
6. What is the formality level and the dress code of the event?
7. What is the level of interaction the participants are used to?
8. How the interaction is organized in the event? What is our role within the interaction? How might we accomplish that? The beginning is maybe the most important thing. How much time do we have for the start? How is the event closed, crystallized and de-briefed?
9. How our role is related with other parts of the program, if there is such?
10. What about music and general atmosphere? Microphones and other techical stuff?
11. What kind of pre-materials are needed? (Participants / Monkeys?)
12. How the event will be marketed to the participants? This is very important question even if the event is internal and people are expected to show up. With right type of marketing we create expectations. What is the core message we want to share? Do monkeys need to support the creation of the materials?

 
Many questions indeed, but I think I may still have forgot a question or two. What do you think, what are the most important questions to ask before an event to prepare?

Related posts:

Luukku 9: Oppimisen evoluutio Luukku 13: Kohtaaminen junassa Mielenmallipeli Tukholmassa 20. Toukokuuta 2012 – Tervetuloa! Luukku 12: Keltaisen meren strategia